Nachfolgend informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht, da wir Sie als Geschäftspartner, Kunden oder medizinisches Fachpersonal in unserer Datenbank führen. Welche Daten konkret verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich maßgeblich auch nach den jeweils zwischen uns vereinbarten Verträgen und Dienstleistungen. Bitte beachten Sie zudem auch die Informationen zum Datenschutz, die wir Ihnen ggf. ergänzend bereitstellen, z. B. bei der Nutzung unserer Websites wie www.roche.at, www.rochescience.at und www.zukunftdermedizin.at. Selbstverständlich werden bei der Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten sämtliche Datenschutzvorgaben, insbesondere die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das österr. Datenschutzgesetz sowie alle sonstigen anwendbaren nationalen und europäischen Vorschriften eingehalten.
Für die Datenverarbeitung ist grundsätzlich die Roche Austria GmbH, Engelhorngasse 3, A-1210 Wien, Österreich, www.roche.at, verantwortlich.
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter der o.g. Adresse mit dem Zusatz „Data Protection Officer“ sowie per E-Mail unter [email protected].
In bestimmten Fällen sind für die Datenverarbeitung die F. Hoffmann-La Roche AG, Grenzacherstrasse 124, CH-4070 Basel, Schweiz, und die Roche Austria GmbH, Engelhorngasse 3, A-1210 Wien, Österreich, gemeinsam verantwortlich. Der Vertreter von F. Hoffmann-La Roche AG in der EU ist die Roche Privacy GmbH, Emil-Barell-Str. 1, D-79639 Grenzach-Wyhlen, Deutschland. Den Datenschutzbeauftragten der Roche Privacy GmbH erreichen Sie per E-Mail unter [email protected].
Wir erheben und verarbeiten verschiedene in einem beruflichen Zusammenhang vorhandene personenbezogene Daten von Ihnen (auch bloß „Daten“ genannt) Dazu gehören:
Stammdaten: Namen, Titel, Geschlecht, Adresse(n) und ggf. Kontaktdaten (Telefon- und Faxnummern, beruflich genutzte E-Mail-Adressen) sowie die Organisation, der Sie angehören.
Zielgruppendaten: Angaben zu Ihrer Position bzw. Funktion(en), Spezialisierungen, Fach- und Interessensgebiete, Veröffentlichungen und Auszeichnungen, biographische Daten, Sichtbarkeit und Nennungen in der Fachöffentlichkeit sowie Zugehörigkeit zu relevanten Gremien und (Ethik-)Kommissionen.
Interaktionsdaten: Daten über Präferenzen zur Kontaktaufnahme und Interaktionen mit Ihnen (z. B. erfolgte und geplante Kontaktaufnahmen), über Präferenzen hinsichtlich Produkten, Sprachen, demografische Daten sowie Daten zur Nutzung unserer Websites und Webportale (z. B. IP-Adresse, Region, von Ihnen abgerufene Inhalte).
Vertragsdaten: Daten, die im Zusammenhang mit Verträgen mit Ihnen stehen, z. B. Daten zur Teilnahme an Veranstaltungen und absolvierte Schulungen, Zahlungsinformationen, Registrierungsdaten, Art, Höhe und Datum von finanziellen/sonstigen Zuwendungen an Sie sowie Bestell-/Transaktionshistorie. Wir erheben diese Daten sowohl direkt von Ihnen als auch über Dritte. Dazu zählen insbesondere Unternehmen der Roche-Gruppe sowie spezialisierte Dienstleister für Stamm- und Zielgruppendaten medizinischer Fachkräfte. Dazu zählt u.a. IQVIA (IQVIA Information Solutions GmbH, Wien, Österreich), in der Informationen aus öffentlich zugänglichen Quellen, z.B. zu medizinisch-wissenschaftlichen Aktivitäten auf Kongressen, in Publikationen, Fachgesellschaften oder beruflichen sozialen Netzwerken zusammengetragen werden. Zudem erheben wir Daten direkt aus verlässlichen, öffentlich zugänglichen Quellen, etwa Online-Portalen (wie z. B. ClinicalTrials.gov, PubMed), medizinischen Fachzeitschriften, Websites, sozialen Netzwerken oder von Ihrer Website bzw. der Website Ihres Dienstgebers.
Wir verarbeiten diese Daten gemäß der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem österreichischen Datenschutzgesetz (DSG) zu folgenden Zwecken und auf Basis folgender Rechtsgrundlagen:
a. Auf Basis Ihrer Einwilligung (Artikel 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
Sofern Sie uns diese im jeweiligen Fall erteilt haben, verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung, etwa zur Kontaktaufnahme und Zusendung von Marketingkommunikation, um Ihnen durch profilbezogene Analyse und Vorhersage möglichst relevante Inhalte anbieten zu können, zur Veröffentlichung von Transparenzdaten sowie zur Analyse der Nutzung unserer Websites und Webportale.
b. Zur Erfüllung vertraglicher Pflichten (Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
Soweit wir mit Ihnen einen Vertrag geschlossen haben, erfolgt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, insbesondere der Stamm- und Vertragsdaten, zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten, z. B. zur Zahlungsabwicklung, Prüfung der für die Leistungserbringung notwendigen Voraussetzungen (wie Schulungen etc.), Mitteilung von Bestellstatus, Support, Beratung und im Rahmen der Registrierung für die Teilnahme an Meetings und Veranstaltungen. Die konkreten Inhalte richten sich nach dem jeweiligen Vertrag.
c. Zur Wahrnehmung unserer berechtigten Interessen (Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
Wir verarbeiten Ihre Daten darüber hinaus auch auf der Grundlage unserer berechtigten Interessen wie folgt:
Wir verarbeiten Ihre Stamm-, Zielgruppen- und Interaktionsdaten im Geschäftspartner- und Kundenmanagement, um Ihnen eine optimale Beratung bieten zu können und in den unterschiedlichen therapeutischen Bereichen die jeweils passenden Experten für unsere Aktivitäten auswählen zu können. Dies umfasst neben der Speicherung und Pflege Ihrer Daten in unserer Geschäftspartner- und Kundendatenbank auch die Kontaktaufnahme, Übersendung von Informationsmaterial und Einladungen zu Meetings und Veranstaltungen, die Durchführung von Bedarfsanalysen, die Vornahme von Kundensegmentierungen, die Erstellung von Zugängen und Profilen auf Roche-Webportalen und -Websites, die Personalisierung unserer Kommunikation, die Anonymisierung der Daten zur weiteren statistischen Auswertung sowie die Ermittlung von Optimierungspotentialen, insbesondere in der Zusammenarbeit mit anderen Roche-Gesellschaften. Darüber hinaus verarbeiten wir diese Daten zu Zwecken der Markt- und Meinungsforschung, Geschäftspartner- und Kundenumfragen, der Gewährleistung der Sicherheit Ihrer Daten, zur Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen (Compliance), sowie im Einzelfall zur Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen. Ihre Interaktionsdaten verarbeiten wir zudem zur sicheren, bedarfsgerecht gestalteten Bereitstellung unserer Websites und Webportale.
d. Aufgrund gesetzlicher Vorgaben und im öffentlichen Interesse (Artikel 6 Abs. 1 lit. c und e DSGVO)
Teilweise sind wir aufgrund gesetzlicher Vorgaben zur Speicherung von Daten verpflichtet, etwa aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten aus dem Unternehmens- und Steuerrecht sowie im Zusammenhang mit der Durchführung klinischer Studien. Als Unternehmen aus dem Gesundheitsbereich kann es zudem erforderlich sein, dass wir Ihre Daten aufgrund gesetzlicher Dokumentations- und Meldepflichten oder im öffentlichen Interesse verarbeiten müssen. Dies betrifft insbesondere Meldungen im Bereich der Arzneimittel- und Produktsicherheit. Weitere Informationen hierzu finden Sie auch unter www.roche.at/pharmakovigilanz.
Ihre Daten können an Dritte weitergegeben werden, wenn dies für die oben genannten Zwecke notwendig ist, etwa die Weitergabe Ihrer Stammdaten an Veranstaltungsstätten (z. B. für Hotelreservierungen), bei der Inanspruchnahme spezialisierter Dienstleister (etwa Transportdienstleister, Beratungen und Rechtsanwaltskanzleien) sowie, wenn die Weitergabe gesetzlich oder auf gerichtliche oder behördliche Anordnung vorgeschrieben wird. Darüber hinaus tauschen wir Stamm- und Zielgruppendaten mit Stammdatenmanagement-Dienstleistern aus (insbesondere IQVIA). Zur Verbesserung unseres Geschäftspartner- und Kundenmanagements, unserer Beratung, zur Ermittlung von Optimierungspotential sowie in Fällen, in denen Sie Leistungen der anderen Gesellschaften in Anspruch nehmen, können wir zudem Stamm-, Zielgruppen- und Interaktionsdaten mit anderen Unternehmen der Roche-Gruppe austauschen. Dazu gehören, abhängig von dem Bereich in dem Sie tätig sind, neben der F. Hoffman-La Roche AG (Basel, Schweiz) insbesondere die Roche Diagnostics GmbH, Roche Diabetes Care Austria, mySugr GmbH und die Foundation Medicine GmbH. Eine aktuelle Liste der zur Roche-Gruppe gehörenden Unternehmen ist im Finanzbericht des Roche-Konzerns unter www.roche.com abrufbar. Im Übrigen setzen wir Dienstleister ein, die die Daten im Rahmen einer sog. Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO), d. h. in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen, verarbeiten. Dabei handelt es sich insbesondere um IT-Infrastruktur-, Datenbank- und Softwaredienstleister, sowie Unternehmen, die für uns IT-technische Wartungsarbeiten, Marketing-, Service- und Vertriebsdienstleistungen durchführen.
Grundsätzlich wählen wir als Speicherort für Ihre Daten Server in der Europäischen Union und der Schweiz. Da Roche ein global tätiges Unternehmen ist, kann allerdings nicht ausgeschlossen werden, dass Ihre Daten für die genannten Zwecke auch in Länder außerhalb der EU bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden, insbesondere in die Schweiz und die USA. Für einige dieser Länder ist ein angemessenes Datenschutzniveau durch einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission festgestellt (derzeit u. a. die Schweiz und die USA). Bei Ländern, für die ein solcher Angemessenheitsbeschluss nicht besteht, wird die Einhaltung eines angemessenen Datenschutzniveaus durch geeignete Garantien, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln und ggf. weitere Maßnahmen sichergestellt. Weitere Informationen zu den Garantien sowie eine Kopie hiervon erhalten Sie über die o. g. Kontaktdaten oder auf der Website der EU-Kommission.
Wir verarbeiten und speichern Ihre Daten nur so lange, wie dies für die Erreichung des jeweiligen Zwecks sowie zur Erfüllung unserer vertraglichen, gesetzlichen oder behördlichen Pflichten erforderlich ist. Nach dem Ende unserer Geschäftsbeziehung speichern wir Ihre Daten, sofern dies für die Erfüllung unternehmens- und steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen (insbesondere § 212 UGB und § 132 BAO) erforderlich ist oder sofern nicht ausgeschlossen werden kann, dass Ihre Daten für die Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sein können. In der Regel bedeutet dies eine Speicherung für drei Jahre nach Ende der Geschäftsbeziehung bzw. letzten Interaktion. Es ist aber möglich, dass wir Daten aufgrund gesetzlicher Pflichten länger aufbewahren müssen. Danach löschen wir Ihre Daten bzw. anonymisieren diese so, dass ein Bezug zu Ihrer Person nicht mehr hergestellt werden kann.
Sofern Sie mit der Art und Weise der Verarbeitung Ihrer Daten nicht einverstanden sind, bitten wir Sie, sich unter den unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten an uns zu wenden. Sie haben als betroffene Person folgende Rechte (Artikel 15 bis 21 DSGVO):
- Recht auf Auskunft über die Verarbeitung Ihrer Daten
- Recht auf Berichtigung Ihrer Daten
- Recht auf Löschung der Sie betreffenden Daten
- Recht auf Übertragbarkeit der von Ihnen bereitgestellten Daten
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten
Widerrufsrecht: Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer Daten können Sie uns gegenüber jederzeit mit Wirkung für die Zukunft formlos widerrufen.
Widerspruchsrecht: Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten zur Wahrnehmung unserer berechtigten Interessen (Artikel 6 Abs. 1 lit. e und lit. f DSGVO) verarbeiten, können Sie dieser Verarbeitung jederzeit aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, ganz oder teilweise widersprechen. Wir werden daraufhin die Interessenlage erneut prüfen und die Verarbeitung Ihrer Daten ggf. einstellen. Dies kann aber dazu führen, dass wir nicht mehr in der gewohnten Weise mit Ihnen zusammenarbeiten können.
Beschwerderecht bei der Datenschutzaufsicht: Sie haben das Recht, sich bei einer Österreichischen Datenschutzbehörde, Barichgasse 40-42, 1030 Wien, Mail: [email protected], Web: dsb.gv.at, Tel.: +43 1 52 152-0, zu beschweren, oder der Aufsichtsbehörde an Ihrem Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder dem Ort des mutmaßlichen Verstoßes (Artikel 77 DSGVO).
Sie sind grundsätzlich nicht verpflichtet, uns Ihre personenbezogenen Daten bereitzustellen. Sofern Sie mit uns zusammenarbeiten oder einen Vertrag abschließen, ist dies aber oft nur möglich, wenn wir die benötigten Daten haben. Wir setzen automatisierte Verfahren ein, um unsere Mitarbeitenden zu unterstützen. Es werden Ihnen gegenüber jedoch keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen durch IT-Systeme gemäß Artikel 22 DSGVO getroffen. Insbesondere im Rahmen des Geschäftspartner- und Kundenmanagements verarbeiten wir Ihre Daten aber profilbezogen, was als „Profiling“ bezeichnet wird. Aktualisierungen dieser Datenschutzerklärung und weitere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten finden Sie auch unter „Datenschutz“ auf www.roche.at.
Stand: 11.08.2023