Roche Healthcare Consulting 

Four people


Ein Blick hinter die Kulissen

21. Mai 2020, Labordiagnostik 

 

Das Roche Healthcare Consulting Team setzt sich zum Ziel, Sie bei Ihren Herausforderungen zu unterstützen und neue Potentiale durch methodische Analysen und Optimierungen zu erschließen. Unser Angebot: Maßgeschneiderte Lösungen und kontinuierlich verbesserte Arbeitsabläufe.

Aber was ist bei einem Consulting Projekt zu erwarten? Wie läuft es ab? Wir haben Mina Shaker, einen von fünf Healthcare Consultants bei Roche Diagnostics Österreich, zu einem seiner kürzlich abgeschlossenen Projekte befragt. 

Über das Projekt

 

Aufgabenstellung:

  • Analyse der Laborprozesse, um die Ursache für lange TAT (Turn Around Time) zu erklären
  • Optimierungen der Probenannahme zur Verbesserung der Durchlaufzeit

>30%

Zeitersparnis in der Probenannahme

9

Verbesserungen wurden durchgeführt

Weitere Eckdaten: 

  • 2 SOPs wurden definiert
  • 5 + 5 Tage für Analyse und Optimierung
  • 4 Labormitarbeiter waren im Projekt involviert

Interview mit Mina Shaker

 

Herr Shaker, Sie sind seit Anfang 2018 einer von fünf Healthcare Consultans bei Roche Diagnostics Österreich. Wie kann man sich Ihre Arbeit vorstellen?

Divers weil jedes Labor andere Anforderungen hat und weil Roche Healthcare Consulting ein breites Spektrum an Produkten anbietet. Oft sehen Kunden, dass es Engpässe gibt – hier helfen wir dann dabei diese zu verstehen, mit Zahlen zu untermauern und in weiterer Folge Prozesse dahingehend zu optimieren.

 

Erst vor Kurzem wurde ein Projekt zur Prozessoptimierung abgeschlossen. Können Sie uns dieses Projekt kurz skizzieren? Um was ging es da genau?

Gerne. Das Labor ist Teil eines österreichischen Klinikums. Mehr als 2.000 Proben werden dort täglich analysiert. Das Problem: Zu lange Durchlaufzeiten. Der Kunde hatte das Gefühl, dass rund um den Prozess in der Probenannahme Zeit verloren geht. Um der genauen Ursache auf den Grund zu gehen, haben wir im ersten Schritt eine Statusanalyse im Labor durchgeführt.

 

Das klingt nach der Suche einer Nadel im Heuhaufen. Wie sind Sie in dem konkreten Fall vorgegangen?

Es ist ein Vorantasten durch die einzelnen Prozessschritte. Dabei wird jeder Arbeitsschritt genau beobachtet und dokumentiert. Um eine valide Aussage über auftretende Fehler oder Verzögerungen treffen zu können, sind ausführliche Messungen notwendig. Als Beobachter ist es dabei wichtig den laufenden Prozess nicht zu stören, um die Messergebnisse nicht zu verfälschen. Daher versuchen wir die Abläufe aus dem Hintergrund zu beobachten mit einem passenden Abstand zu den handelnden Personen.

 

Was waren die Ergebnisse?

Das Ergebnis war eine umfassende Dokumentation des betroffenen Prozesses in der Probenannahme mit allen Arbeitsschritten, Schnittstellen, auftretenden Störungen und ermittelten Durchlaufzeiten. Die meisten Verzögerungen waren auf Ablenkungen (z.B. Telefonate, Türklingel, Rückfragen beantworten) und eine zu große Varianz in der Arbeitsweise zurückzuführen. Auch die Durchlaufzeiten der Proben haben eine große Schwankungsbreite um den Faktor 25 gezeigt, was eine überraschende Erkenntnis für den Kunden darstellte.

 

Wie ging es von dort an weiter?

Auf Basis der ermittelten Kennzahlen konnte eine Entscheidung darüber getroffen werden, welcher Bereich der Probenannahme das größte Optimierungspotential aufweist. Mit diesen Erkenntnissen hat sich der Kunde entschieden gemeinsam mit Roche Healthcare Consulting im Zuge eines „Rapid Improvement Events“ weiterzuarbeiten und den Prozess zu optimieren.

 

Wie läuft ein solches Rapid Improvement Event ab?

Ausgangslage ist eine Zielsetzung auf Basis der vorab ermittelten Daten. In diesem Fall lautete die Zielsetzung eine Reduktion der durchschnittlichen Durchlaufzeit um 30 % in der Probenannahme. Solche Ziele können nur gemeinsam mit einem Team aus dem Labor erreicht werden, da diese Personen tagtäglich mit dem Prozess arbeiten. Gemeinsam mit Roche Healthcare Consulting werden dann Probleme, Belastungen und Ablenkungen im Prozess sehr detailliert durchleuchtet. Das Consulting Team wendet dabei die „LEAN“ Techniken an um das Projektteam durch die Woche der Prozessoptimierung zu führen. Sobald es Lösungsansätze gibt, werden diese im laufenden Betrieb getestet. Nach jedem Test erfolgt eine Bewertung der Änderungen und je nachdem wird diese beibehalten oder nochmals überarbeitet. So nähert man sich Schrittweise den gesetzten Zielen.

 

Und nun die entscheidende Frage - Konnten die gesteckten Ziele erreicht werden?

Die durchschnittliche Durchlaufzeit in der Probenannahme konnte nachhaltig um mehr als 30 % verringert werden. Somit wurde das angestrebte Ziel sogar übertroffen, was zu Begeisterung beim Kunden sowie auch bei Roche Healthcare Consulting geführt hat. Dies war möglich, weil das Laborteam aktiv und zielorientiert mitgearbeitet hat. Der Wille zur Verbesserung war deutlich spürbar. Nach der Intensivwoche vor Ort bleiben auch immer Lösungsideen offen, da man sich zuerst auf die schnell umsetzbaren konzentriert. Diese Lösungen werden allerdings auch nach der Prozessoptimierung vom Kunden weiterverfolgt, um nachhaltige Optimierungen zu implementieren.

 

Wie geht es Ihnen nach einem so erfolgreichen Projekt?

Nach so einer intensiven Zeit mit dem Kunden nimmt man viele Eindrücke mit. Es ist immer schön nach einem solchen Projekt die Ergebnisse und auch die Zufriedenheit auf Kundenseite zu sehen. Mein persönliches Erfolgserlebnis ist aber immer dann, wenn ich sehe, dass die erreichte Verbesserung nachhaltig vom Kunden weiterverfolgt wird.

 

Vielen Dank für diesen Einblick in dieses Roche Healthcare Consulting Projekt.

Mina Shaker